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No tengo tiempo de nada. Cuántas veces hemos oído esto y lo que peor aún, ¡cuántas veces lo hemos dicho! Según estás leyendo estas líneas pensarás que en tu caso sí que es verdad y puede que lo sea, no lo dudo, pero si tienes dos minutos cógete un papel, escribe las tareas que tienes que hacer un día habitual, establece un tiempo estimado de lo que te llevará realizar cada una de ellas y suma las acciones habituales y necesarias: comer, dormir, etc. ¿Ya está? ¿Te salen más tiempo del que dispones del día? Si es así, seguramente pienses que el día ‘te debe horas’, yo prefiero llamarlo simplemente hacer más de lo que se puede. Cógete de nuevo esa lista, y marca sólo aquellas tareas que son imprescindible que las hagas en ese día. Aquí sólo hay dos opciones:

  1. Si no has quitado nada de la lista y todo es imprescindible para ti, entonces deberás reemplantearte si realmente necesitas y te compensa hacer todo eso.
  2. Si has quitado cosas de la lista, entonces hay algo en tu organización que falla, sigue leyendo el post y te ayudaré a cómo organizarte día a día gracias a la metodología GTD (Gettings Things Done).

No voy a hacer un resumen del libro porque en internet ya hay muchos blogs donde puedes encontrarlo, en este post voy a contar mi experiencia personal con GTD.

Esta metodología no es exclusiva para desarrolladores, cualquier persona dedique a lo que se dedique puede aplicar GTD a su día a día.

GTD no es sólo una metodología para organizar tu vida laboral, sino para organizar toda tu vida y su entorno: familia, amigos, trabajo, ocio, etc.

Lo que más me gusta de esta metodología es que cada uno acaba adaptándola a su situación personal. No es que se esté aplicando mal, sino que al final cada uno la adapta a sus herramientas y a sus necesidades personales. Yo no voy a ser menos 😉

Si no conoces GTD te recomiendo que sigas leyendo y sobre todo, que leas el libro que escribió su autor David Allen

Durante el post iré haciendo mención a conceptos sobre la metodología en español e ingles. El motivo es que sea fácilmente indentificable en la aplicación móvil (Nirvana HQ) que uso y que describiré más abajo. 

Metodología Gettings Things Done (GTD)

GTD es una metodología que nos dice que liberemos nuestra cabeza de tareas que tenemos que hacer y las anotemos en un sitio seguro donde podamos consultarlas cada vez que deseemos. Clasifiquemos y prioricemos esas tareas siendo realistas.

Así es como me gusta definir la metodología GTD a las personas que me preguntan. Seguramente sea una definición muy vaga pero cuando hablo sobre la falta de tiempo con mis amigos todos están de acuerdo al escuchar que tener las tareas pendientes en la cabeza provoca agobio y estrés y por consiguiente, bloqueo al llevarlas a cabo.

Cuando hablo de tareas hablo de cualquier cosa que se tenga que realizar como:

  • Felicitar a un amigo por su cumpleaño.
  • Ir a comprar leche al supermercado.
  • Llamar a mi primo para preguntarle que tal le ha ido la entrevista de trabajo.
  • Ir a jugar al padel a las 20:00.
  • Entrega del sprint el viernes.

Como puedes ver, una tarea puede ser una acción personal, laboral, de ocio… cualquier cosa. El caso es que cada vez que nos venga algo a la cabeza que tengamos que hacer, lo anotemos. Esto hará que dejemos de estar recordándola continuamente para que no se nos olvide. 

Conceptos básicos GTD

Tarea o Acción. Sin duda es el concepto clave de la metodología. Una tarea es cualquier cosa que tenemos que hacer: hoy, mañana o algun día.

Unos de los errores muy comunes al añadir una tarea es definir su granularidad. Las tareas deben ser una única acción a realizar. Si defines como tarea algo abstracto seguramente lleve asociada subtareas y no vas a conseguir eliminarla de tu bandeja de entrada y por tanto, vas a tener la sensación de que no avanzas.

Un ejemplo podría ser el organizar las vacaciones. El error común que solemos cometer es crear una tarea llamada ‘Organizar Vacaciones‘. Organizar las vacaciones requiere de muchas subtareas: pedir permiso al trabajo, buscar hotel, buscar vuelos, etc. Por tanto si tenemos que realizar todas esas cosas para completar la tarea no conseguiremos uno de los objetivos de GTD: definir lo que tenemos que hacer en cada tarea para dejar de pensar en ella.

Una definición correcta de la tarea podría ser: Solicitar reserva en el hotel y como descripción añadir las fechas, el enlace de la web donde vamos a realizar la reserva o cualquier otra información de interés. Cuando se complete se marca como realizada y se pasa a la siguiente tarea. Se podría mejorar añadiendola a un proyecto. La definición de proyecto lo veremos más adelante.

Liberar nuestra cabeza de tareas. Sin duda, para mi este es el gran objetivo. Debemos liberar nuestra mente del pensamiento de tener que hacer algo. Seguramente más de una vez en la vida se nos ha olvidado hacer alguna cosa y ahora ya hemos adquirido el miedo a que se nos olvide recordarlo. Nuestro cerebro no es ‘Siri’ y desgraciadamente no nos recuerda que tenemos que hacer algo o, peor aún, no nos recuerda el momento justo en el que tenemos que hacerlo.  

Un ejemplo sería cuando estamos en el super, nuestro cerebro no nos recuerda las cosas que deberíamos comprar, o las tenemos anotadas o puede que se nos olviden.

No nos engañemos a nosotros mismos, si tenemos que recordar muchas cosas, alguna de ellas se nos va a olvidar. Así que para evitar esto y sobretodo para evitar estar con el miedo de que se nos olvide algo, debemos anotar todo lo que tenemos que hacer. Cuando digo todo, es todo.

Inbox o Bandeja de Entrada. Es un espacio donde se almacenan todas las tareas pendientes de clasificar. Todas las tareas que me vienen a la cabeza las añado aquí al momento. Según me vienen, las anoto y las saco de mi cabeza.

Clasificación de las tareas. Una vez al día o más si puedes, debes realizar una acción sobre las tareas existentes en la bandeja de entrada. Este proceso y el ejecutar las tareas pueden ser los más importante para que notes una mejora en tu día a día con GTD.

El hecho de desconocer que tenemos que hacer en una tarea nos provoca preocupación. Si clasificamos las tareas nos ayudará estar más tranquilo porque ya hemos identificado las acciones a realizar.

Los tipos de acciones a realizar son:

  • Menos de 2 minutos. Realmente esto no es una clasificación, pero si has anotado una tarea que te lleva menos de dos minutos realizarla, hazla ahora, según la estás leyendo de tu bandeja de entrada. Si crees que hay muchas tareas de 2 minutos que al final se van a convertir en horas, pasa a clasificarla en otra acción.
  • Next o Tarea para hoy. Todas las tareas que queremos realizar hoy tendrán esta clasificación. Aquí hay que ser realistas y sobre todo, comprometerse a realizar todas las tareas aquí clasificadas. Si te comprometes a realizarlas, hazlas, ganarás en seguridad. Si empiezas a dejarlo a medias, perderás confianza. Ej: comprar entradas para el cine.
  • Scheduled o Tareas Programadas. Aquí irán todas las tareas que tienen una fecha para ser realizadas. Ej: ir al médico el día 7 de Marzo, o Felicitar a mi amigo el día X. Cuando se me viene a la cabeza una tarea con una fecha, en vez de clasificarla en Inbox o Bandeja de Entrada, directamente la establezco una fecha y la dejo ya clasificada como tarea programada.
  • Waiting o Tareas que no dependen de nosotros. Todas las tareas que necesitan de otra persona para ser terminadas irán aquí. Ejemplo: Necesitar solicitar una cita para la revisión del coche. Anotas esta tarea y la clasificas en Next o Tarea a realizar hoy. Llamas al taller y la secretaria te dice que tiene que consultarlo con la agenda pero que ahora mismo no les funciona el ordenador. Aunque has realizado la tarea, solicitar cita, no puedes darla por terminada porque aún no te han dado día. Así que para que no se te olvide que la tarea sigue a medias y que no depende de ti, la clasificas como tarea pendiente de otra persona. Cuando la secretaria te llame para confirmar la cita podrás dar por terminada la tarea. Si no lo hace, sabrás en todo momento que esa tarea sigue pendiente y podrás volver a llamar.
  • Someday o Tal vez algún día. Aquí clasificaremos aquellas tareas que no son necesarias realizarlas en un momento determinado. Quieres tenerlas presente pero no tienen la necesidad de realizarse en un momento determinado. Ej: ordenar el trastero.

Con estas cuatro clasificaciones son suficientes para organizar las tareas.

Proyectos. Que no confunda la palabra. Un proyecto es simplemente una acción que tenemos que realizar y que va a requerir varias tareas. Un ejemplo de proyecto sería: “Vacaciones 2017”. Organizar las vacaciones va a requerir de muchas tareas así que para tener una secuencia de ellas es recomendable usar un proyecto. Otros ejemplos serían: Boda, Comunión, Fiesta Sorpresa, dar una conferencia… en definitiva, cuando tenemos que hacer algo que va a necesitar de muchas tareas para completarse te recomiendo que lo agrupes dentro de un proyecto.

Contexto, tags o Etiquetas. Concepto a tener muy presente. Puede parecer que esto es algo secundario y cuando hablo con gente que aplica GTD suele ser habitual que no le den importancia al contexto pero para mi, es la clave de organizar bien nuestro tiempo. El contexto son etiquetas que ponemos a nuestras tareas. Normalmente las etiquetamos con situaciones o lugares que nos van a permitir identificarlas rápidamente cuando estemos en esa situación. Ej: si tengo varias tareas que tengo que realizar en el supermercado, las añado la etiqueta ‘supermercado’ así, cuando esté en el super, selecciono el contexto adecuado y veo todas las tareas que tengo que realizar en ese lugar. Pero no sólo se pueden etiquetar con lugares, también puede ser con situaciones. Ej: Si tengo una tarea que puedo hacer en el tren, la etiqueto con la palabra ‘tren’ así cuando vaya de vuelta a casa en el tren obtengo las tareas que puedo hacer en esa situación. Cuanto más se afine aquí, más se podrá aprovechar los “tiempos muertos”, ej: WC 😉

Referencias. El concepto de referencia es muy sencillo, guardar referencias de algo: webs, libros, enlaces, etc. que necesitas para llevar a cabo ciertas tareas.

Energía o Esfuerzo. Es un concepto muy importante y que depende del realismo que le de cada uno. Se trata de evaluar el estado en el que deberíamos encontrarnos para realizar una tarea. No es lo mismo realizar una tarea a las 10:00 de la mañana con la energía a tope que a las 23:00 cuando ya estamos cansado. Es una forma de adaptar las tareas a los distintos estados de energía que tenemos durante el día.

Opinión personal sobre GTD

Aunque llevo solamente dos años aplicando esta metodología ya en el primer mes noté sus beneficios. Para animaros a seguir leyendo, voy a destacar algunos de ellos:

  • Hago más cosas en el mismo tiempo que antes.
  • No se me olvidan las tareas a realizar.
  • Menos estresado. Todo lo que tengo que hacer está anotado, no tengo que preocuparme de que se me olviden las cosas.
  • Estoy más encima de las cosas y sobretodo, lo más importante, sobre las personas: amigos, familiares, etc. Anotando y preguntando posteriormente cualquier cosa que me dicen: una entrevista, una visita al médico, un viaje, etc.

Suena bien, ¿verdad?. Pero no todo es tan sencillo. GTD no organiza tu vida. GTD te ofrece una metodología para que apliques en tu día a día. Con esto quiero decir que si no muestras interés en llevarlo a cabo GTD no lo hará por ti. No tienes que invertir mas tiempo ni hacer un esfuerzo extra, simplemente coger la rutina de anotar, clasificar, consultar y ejecutar. Esa es la clave. 

Al principio cuesta, hay tareas que se te olvidan anotar, días que se te olvida clasificar o consultar pero con un poco de interés y apenas nada de esfuerzo, cogerás una rutina y acabarás haciéndolo sin pensarlo.

Mí día a día con GTD

Suena el despertador temprano, a las 06:00 de la mañana. Me voy al salón a prepararme para no molestar a mi pareja en la habitación. Mientras estoy desayunando cojo el móvil y repaso de forma breve las tareas que tengo que realizar hoy (Next). Con esto ya me hago una idea de las tareas fijas que tengo. Termino de desayunar y cojo el tren para ir a trabajar (1h de viaje).

El viaje al trabajo es el momento en el que repaso mi bandeja de entrada (inbox) y clasifico las tareas:

  • Next o tareas a realizar: Tareas que voy a realizar hoy.
  • Scheduler o Tareas programadas: tareas que voy a realizar otro día.
  • Someday o Tal vez/algún día: tareas que me gustaría hacer pero que desconozco cuando las podré realizar.

Estas tareas pueden ir o no asociadas a un proyecto.

Una vez he vaciado mi buzón de entrada (inbox) me ponga a realizar tareas programadas para hoy. Como voy en el tren, selecciono el contexto ‘tren así que de las tareas que tengo para hoy, se me filtran aquellas tareas que puedo hacer en el tren. Además del contexto ‘tren’ añado uno más, sin internet’ y se me filtran aquellas tareas que puedo hacer en el tren y que no requieren conexión a internet, qué maravilla, ¿verdad?. Recién levantado me encuentro con las reservas de energía llenas, así que ordeno las tareas por nivel de energía para que las que requieran una energía alta estén como prioritarias. 

Una vez realizadas las tareas y llego al trabajo selecciono aquellas tareas que dependen de mi trabajo y de los distintos proyectos que realizo. Anoto todo, tareas a realizar, reuniones, vacaciones, todo tiene que estar anotado. También es importante lo de la energía con la que nos encontremos. Es mejor realizar el mayor esfuerzo a primera hora de la mañana y dejar lo más trivial para última hora.

Cuando tengo un hueco, por ejemplo en la comida, hago un repaso rápido de tareas y vuelvo a clasificar.

De vuelta a casa aplico lo mismo que en la ida con la diferencia que ahora establezco como prioritarias aquellas tareas que requieren de menos energía pues a medida que se consumen horas el cansancio mental se va notando. Cuando ya me queda poco para llegar a casa, selecciono el contexto ‘casa‘ para tener una visión de las tareas que me quedan por hacer y tienen este contexto.

Cuando llega el fin de semana viajo a mi ciudad natal, así que antes de iniciar el viaje consulto aquellas tareas que tienen el contexto ‘ciudad natal‘ para saber que tengo pendiente. Normalmente suelo etiquetar este contexto cuando tengo que llevarme algo, ej: bajar libro X a mi padre, o bajar el regalo para mi madre, etc. ¡Así es imposible que te se olvide algo!

That’s all!

Aplicación Móvil para GTD

Antes de nada, tengo que decir que no me llevo ningún tipo de comisión por recomendar estas aplicaciones. Se puede usar cualquier aplicación tipo agenda siempre que te organices bien, pero si que es verdad que si la aplicación está dedicada a GTD se hace más sencillo su manejo.

He estado más dos años usando Asana para aplicar GTD. Creo que es un producto muy muy bueno para organizar tareas y se puede usar perfectamente para aplicar GTD. La única pega que la encuentro es la clasificación de las tareas: inbox, next, etc. Asana lo organiza de otra forma y su parte visual en esta sección no es muy clara. Pero aún así, si te gusta Asana es muy sencillo adaptarla a GTD.

Hace dos meses descubrí Nirvana HQ y tengo que decir que estoy encantado. Es una aplicación adaptada al 100% a la metodología y sus aplicaciones para dispositivos móviles son geniales. Puedo decir que las tareas las clasifico más rápidamente con Nirvana que con Asana. Ahora mismo es la que recomiendo. Aquí os dejo unas capturas.

El objetivo de este post es dar una visión muy personal sobre el uso de esta metodología en un caso real, el mío.

Aunque hay muchos post en webs que describen de forma detallada los distintos conceptos de GTD que pueden servir de apoyo a lo que os acabo de contar pero yo os recomendaría acudir directamente al libro que leyendo resúmenes de resúmenes se van dejando los por qué por el camino.

Me gustaría terminar diciendo que esta metodología funciona, sólo tenemos que dedicar unos minutos todos los días a clasificar las tareas y a comprometernos a terminarlas. Pero no quiero engañar a nadie, GTD no funciona por sí sola, requiere de esfuerzo y sobre todo constancia diaria. 

Bibliografía